刪除權(GDPR):刪除個人資料、一個月期限與信函範本

快速答案

刪除權(「被遺忘權」,GDPR 第 17 條)讓您得以要求刪除企業或機構持有的個人資料。向資料控制者(通常是 DPO 資料保護官)提出書面請求——用掛號信附回執留證。對方須在 1 個月內答覆(複雜情形可延長 2 個月),且免費。存在例外(法定保存義務、言論自由、權利抗辯)。若不回應或無理拒絕,向 CNIL 投訴。

1. 何時適用刪除權

GDPR 第 17 條在以下情形尤其可要求刪除:

• 資料對處理目的已無必要;
• 您撤回同意(且無其他法律依據);
• 您反對處理(尤其是行銷推廣);
• 資料被非法處理;
• 刪除是為履行法定義務;
• 屬於經線上服務蒐集的未成年人資料。

控制者還須在可能範圍內通知曾接收資料的第三方。

2. 須知的限制

處理為下列必要時,刪除可被拒絕:

• 履行法定義務(會計、開票——常為 10 年);
• 行使言論與資訊自由;
• 訴訟中確認、行使或抗辯權利;
• 公共利益理由(公共衛生、檔案、研究)。

此類情形下,機構可在嚴格必要的期間保留某些資料,期滿後再刪除。

3. 刪除請求信範本

主旨:請求刪除本人個人資料(GDPR 第 17 條)

敬啟者:

依據《一般資料保護規則》第 17 條,本人請求刪除貴方持有的一切涉及本人的個人資料 [註明情境:客戶帳號……、註冊、行銷推廣……]。

如適用,本人撤回對該等資料處理的同意,並反對將其用於行銷推廣。

請執行刪除並通知該等資料的可能接收方,隨後在 GDPR 規定的一個月期限內以書面形式向本人確認處理結果。

備用起見,隨函附上身分證件影本。

此致 敬禮

[日期 — 簽名]

為給請求署上日期並啟動一個月期限,MaisonMail 可透過可用的掛號服務列印並寄送您的信件。寄出市場、時效、追蹤與回執均在付款前確認。另見:索取本人病歷。

4. 找準收件對象

• 資料控制者:決定處理目的的企業或機構(見隱私政策)。
• DPO:若設有,聯絡方式在網站上;向其提出請求。
• 證明身分:存在合理疑問時附身分證件影本——避免因無法核驗身分被拒。

5. 向 CNIL 投訴

1. 1 個月內無回應(延長的為 3 個月)則書面催告。
2. 線上向 CNIL 投訴,附初次請求和寄送憑證。
3. CNIL 可對控制者發出正式催告、責令刪除,情節嚴重的可處罰款。
4. 因損失可走司法途徑(損害賠償)。

6. 常見錯誤

• 身分表明不足:控制者可暫停期限以核驗。
• 找錯對象(找行銷部門而非 DPO)。
• 以為刪除是絕對的:法定保存義務暫時優先。
• 混淆刪除(移除)與反對(停止某項具體用途,如行銷)。
• 不留憑證:無寄送日期,向 CNIL 投訴更困難。

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總結:GDPR 第 17 條賦予您刪除權,一個月內答覆且免費。用掛號信向資料控制者或 DPO 提出,預先考慮法定例外。不回應或無理拒絕:CNIL 可催告並處罰。一份署期的寄送憑證是您最大的底牌。